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Os principais controles financeiros e econômicos que todo empreendedor deve saber

14 de setembro de 2021

Fazer a gestão das finanças é o melhor caminho para conduzir bem os negócios e cuidar da saúde financeira de uma empresa. Para auxiliar nessa demanda, o ideal é usar os principais controles financeiros e econômicos existentes. Controlar esses dados diariamente é a melhor maneira de preparar a empresa para tomadas de decisão que podem definir o futuro da organização. Afinal, com as contas em dia, é mais fácil planejar um novo investimento ou dar um tempo em função da situação econômica da empresa. Por outro lado, não administrar corretamente as finanças da empresa pode comprometer seriamente a sua sobrevivência… Alguns empreendimentos não conseguem manter suas portas abertas nos primeiros anos de atividade. Pensando em todos esses pontos, preparamos este artigo para ajudar a sua empresa a cuidar do setor financeiro da melhor forma. Boa leitura!  

Principais tipos de controles financeiros e econômicos

Os principais tipos de controles financeiros e econômicos são:
  • Controle do Fluxo de Caixa;
  • Controle de Contas a Pagar;
  • Controle de Contas a Receber;
  • Controle Diário de Vendas;
  • Balanço Patrimonial;
  • Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE);
  • Controle de Estoque;
  • Controle das Despesas Mensais; e
  • Controle das Notas Fiscais.
 

#01. Controle do Fluxo de Caixa

Vamos começar falando do mais simples e considerado um dos principais controles financeiros e econômicos indispensáveis para cuidar das finanças de um negócio. Precisa ser movimentado diariamente, com informações importantes, como entrada e saída, além do saldo existente no caixa da empresa. O objetivo do fluxo de caixa é analisar se há erros nos registros das informações ou até mesmo desvios de verbas. Como a conferência do caixa ocorre diariamente, qualquer possível diferença detectada necessita de averiguação ainda no mesmo dia. Se essas diferenças forem resultados de erro na hora de registrar os dados (erro de digitação, por exemplo), basta fazer a correção e tudo estará resolvido. Porém, se os valores faltantes são resultados de desvios de recursos, é fundamental saber o que de fato ocorreu e, uma vez que o responsável pelo setor/empresa tiver em mãos os resultados da análise, seguir com as ações cabíveis. Isso envolve o desligamento de pessoas, reforço da segurança do local, além da contratação de profissionais de extrema confiança para cuidar do processo.  

#02. Controle de Contas a Pagar

A gestão de contas a pagar nada mais é do que organizar todos os compromissos financeiros da empresa de acordo com o seu vencimento. Trabalhando dessa forma, a empresa estabelece uma ordem de prioridade de pagamento caso haja algum imprevisto financeiro. Além disso, é possível controlar o total de contas vencidas e que não foram pagas, caso a organização se encontre em um período difícil. Esses dados são importantes e indispensáveis para a elaboração do fluxo de caixa.  

#03. Controle de Contas a Receber

Se a sua empresa trabalha com vendas a prazo, a gestão de contas a receber é de suma importância para o seu estabelecimento. Um dos principais controles financeiros e econômicos bastante utilizado por quem se enquadra nessa situação. Controla todos os valores provenientes das vendas a prazo. Além disso, também pode ser utilizado para:
  • Controlar o total dos valores a receber de todos os clientes;
  • Considerar todos os valores a receber que a empresa irá receber, de acordo com os prazos de vencimento;
  • Ter conhecimento de todas as contas vencidas e seus respectivos prazos. A partir disso, agir para a cobrança e recebimento dos valores;
  • Fornecer dados a respeito de clientes adimplentes;
  • Ceder informações para a elaboração do fluxo de caixa.
 

#04. Controle Diário de Vendas

Aqui, o objetivo principal é fazer o acompanhamento das vendas feitas diariamente e o total realizado no mês. Com isso, o empreendedor pode se programar no dia a dia em prol de atingir as metas desejadas. Além disso, também pode ser utilizado para as seguintes finalidades:
  • fazer o controle das vendas realizadas diariamente com todos os prazos de pagamento feitos à vista;
  • fazer o somatório das vendas feitas mensalmente de acordo com o prazo de recebimento;
  • viabiliza a conferência de caixa através de dados (por exemplo, confirmar se todas as vendas à vista foram registradas);
  • gerir o registro de todas as vendas feitas à prazo na gestão de contas a receber.
 

# 05. Balanço Patrimonial

Através desse importante controle financeiro, é possível demonstrar os indicadores financeiros mais relevantes de uma organização. O balanço patrimonial possibilita que análises sejam feitas para mensurar o crescimento da empresa englobando aspectos essenciais, como as finanças e o seu patrimônio. Além disso, é possível:
  • Averiguar como a empresa tem se comportando financeiramente;
  • Entender para onde foram destinados os recursos da organização;
  • Servir como base na hora de fazer o planejamento estratégico;
  • Auxiliar na elaboração do planejamento tributário; apontando todos os impostos que a empresa precisa pagar e como reduzi-los;
  • Decidir por novos passos que envolvam a utilização das finanças, de forma mais segura;
  • Divulgar dados financeiros e contábeis.
 

#06. Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE)

Esse tipo de controle financeiro e econômico tem formato de relatório e é responsável por apresentar um resumo de todas as operações realizadas por uma empresa dentro de um período específico. O Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE) é feito em conjunto com o Balanço Patrimonial, que falamos no tópico anterior. Ele é reflexo da real situação financeira e econômica do negócio, apontando todas as receitas, custos e despesas, além do valor líquido final. Algumas informações fornecidas pelo DRE, quando disponibilizadas num período anual, são bem mais interessantes para que o responsável compreenda da melhor forma possível tudo o que foi realizado num período de 12 meses. Além disso, há situações onde a saúde financeira do negócio é analisada para conceder algumas solicitações:
  • Órgãos públicos - caso a empresa queira concorrer a uma licitação como fornecedor;
  • Instituições bancárias - quando houver solicitação de empréstimos ou outro tipo de linha de crédito.
 

#07. Controle de Estoque

Vamos supor que você tenha uma loja de roupas, acessórios, cosméticos, etc. Se nós te perguntássemos, você saberia responder sobre como anda o estoque da sua empresa? Se caso fosse um produto bem específico, como por exemplo, batom. Saberia dizer quantos batons na cor vermelha estão disponíveis para venda? Se você não sabe responder essa pergunta (considere adaptar para a realidade do seu business), é hora de rever em caráter de urgência a gestão do estoque da sua empresa. Fazer o controle do estoque é importante para que produtos sejam desviados, quais necessitam de reposição e quantos deles estão parados, sem movimentação e consequentemente, gerar receita para a empresa. Trabalhando este controle financeiro e econômico, o empreendedor consegue:
  • Saber o total financeiro do estoque e o valor segregado por cada tipo de mercadoria;
  • Levantar a quantidade disponível por item;
  • Ter ciência do valor de cada produto vendido;
  • Enter quais são e por quais motivos há produtos parados;
  • Controlar a reposição/ aquisição de mercadoria.
 

#08. Controle das Despesas Mensais

É utilizado para registrar todas as despesas ocorridas mês a mês, além de acompanhar bem de perto o desenvolvimento de cada uma delas. Dessa forma, fica muito mais fácil saber quais delas precisam ser eliminadas pelo bem da saúde financeira da empresa.  

#09. Controle das Notas Fiscais

Aqui temos mais uma forma de comprovar todas as movimentações que ocorreram em uma empresa. Afinal, em uma única nota fiscal contém todas as informações essenciais para uma empresa saber mais a respeito da comercialização de seu produto/ serviço. O ideal é que esse trabalho seja feito de modo seguro, preferencialmente por um profissional designado apenas para este fim, evitando que, em caso de erro, este possa prejudicar os demais departamentos da organização.  

Conclusão

Para gerir de forma assertiva o setor financeiro de uma empresa, algumas ferramentas são essenciais para tal. E quando falamos de uma área de grande responsabilidade, usar métodos e afins que auxiliem neste momento é bem válido. No conteúdo de hoje nós falamos sobre os principais controles financeiros e esperamos que você tenha gostado de tudo o que leu até aqui. Nos vemos no próximo post. Até mais!

PS Junior[email protected]

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